Política de Privacidade

1. Quem somos e definições

O Arxiv é uma plataforma de gestão e compartilhamento de documentos para escritórios de contabilidade, operada por [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA], inscrita no CNPJ [CNPJ], com sede em [ENDEREÇO COMPLETO].

Para os fins desta Política, conforme a LGPD:

• Titular: a pessoa natural a quem se referem os dados pessoais (ex.: o cliente do escritório de contabilidade).
• Controlador: quem decide sobre o tratamento dos dados. Em regra, o escritório de contabilidade é o controlador dos dados de seus clientes que insere na plataforma.
• Operador: quem trata os dados em nome do controlador. O Arxiv é operador desses dados, tratando-os conforme as instruções do escritório.

2. Papéis do Arxiv no tratamento

O Arxiv atua em dois papéis distintos:

• Como operador, em relação aos documentos e dados que o escritório insere sobre seus próprios clientes (ex.: documentos contábeis e fiscais, CPF, CNPJ, dados financeiros). O escritório é o controlador desses dados e define a finalidade do tratamento.
• Como controlador, em relação aos dados de cadastro e uso da conta dos usuários do escritório (ex.: nome, e-mail, credenciais de acesso e registros de atividade), necessários para fornecer e proteger o serviço.

3. Dados que tratamos

3.1. Dados de cadastro e conta

• Nome e e-mail dos usuários do escritório;
• Credenciais de acesso (senha armazenada de forma cifrada/hash);
• Registros de atividade e de acesso (logs), para segurança e auditoria.

3.2. Dados tratados em nome do escritório (operador)

• Documentos enviados pelo escritório e por ele compartilhados com seus clientes;
• Dados de identificação dos clientes do escritório (ex.: nome, CPF/CNPJ) e dados constantes dos documentos contábeis e fiscais.

O Arxiv não utiliza os dados tratados como operador para finalidades próprias, apenas para executar o serviço solicitado pelo escritório.

4. Finalidades e bases legais

Tratamos dados pessoais para as finalidades abaixo, com as respectivas bases legais (arts. 7º e 11 da LGPD):

• Prestação do serviço (criar conta, autenticar, armazenar e compartilhar documentos) — execução de contrato;
• Segurança e prevenção a fraudes (logs, controle de acesso) — legítimo interesse e cumprimento de obrigação legal;
• Comunicações operacionais (notificações, convites, confirmações) — execução de contrato;
• Cumprimento de obrigações legais e regulatórias, inclusive guarda de documentos com prazo fiscal — obrigação legal.

Quando o tratamento depender de consentimento, ele será coletado de forma destacada e poderá ser revogado a qualquer momento.

5. Compartilhamento e suboperadores

Para operar a plataforma, o Arxiv utiliza prestadores de serviço (suboperadores) que tratam dados em nosso nome, sob obrigações de segurança e confidencialidade. A lista de suboperadores inclui, entre outros:

• Supabase — banco de dados, autenticação e armazenamento de arquivos;
• Vercel — hospedagem e execução da aplicação;
• Resend — envio de e-mails transacionais;
• Inngest — execução de tarefas em segundo plano.

Não vendemos dados pessoais. O compartilhamento ocorre apenas na medida necessária à prestação do serviço ou para cumprimento de obrigação legal.

6. Transferência internacional de dados

Alguns suboperadores podem tratar dados fora do Brasil. O banco de dados principal está hospedado na região São Paulo (Brasil). Quando houver transferência internacional, ela observará as garantias e bases legais previstas nos arts. 33 a 36 da LGPD. As regiões de processamento e a base legal aplicável estão detalhadas no contrato firmado com cada escritório.

7. Segurança da informação

Adotamos medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados, entre elas:

• Isolamento entre escritórios (multi-tenant) com controle de acesso por organização;
• Criptografia dos dados em trânsito;
• Armazenamento de arquivos em repositório privado, com links de acesso temporários;
• Controle de credenciais e registro de atividades.

8. Retenção e eliminação

Os dados são mantidos pelo tempo necessário às finalidades informadas e ao cumprimento de obrigações legais. Documentos contábeis e fiscais estão sujeitos a prazos legais de guarda (em regra, 5 anos ou mais), durante os quais não podem ser eliminados. Encerrado o prazo aplicável ou a relação contratual, os dados são eliminados ou anonimizados, ressalvadas as hipóteses de guarda autorizadas pela LGPD (art. 16).

9. Direitos do titular

Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular pode requerer, entre outros: confirmação da existência de tratamento; acesso aos dados; correção; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade; portabilidade; informação sobre compartilhamento; e revogação do consentimento.

Como, em regra, o escritório de contabilidade é o controlador dos dados de seus clientes, as solicitações desses titulares devem ser direcionadas ao respectivo escritório. O Arxiv, como operador, apoia o escritório no atendimento dessas solicitações.

10. Cookies

Utilizamos cookies estritamente necessários para autenticação e manutenção da sessão do usuário. Sem eles, não é possível manter o login seguro na plataforma.

11. Encarregado pelo tratamento de dados (DPO)

Para exercer seus direitos ou esclarecer dúvidas sobre esta Política, entre em contato com nosso Encarregado:

• Nome: [NOME DO ENCARREGADO/DPO]
• E-mail: [E-MAIL DO ENCARREGADO/DPO]

12. Alterações desta Política

Esta Política pode ser atualizada a qualquer tempo. A versão vigente é sempre a publicada nesta página, identificada pela versão e data no topo. Alterações relevantes serão comunicadas pelos canais apropriados. Veja também os nossos Termos de Uso.